Doanh nghiệp mới làm hải quan cần chuẩn bị pháp nhân, chữ ký số, tài khoản khai điện tử, hồ sơ thương mại và chính sách mặt hàng. Sau đó, doanh nghiệp truyền tờ khai, nhận phân luồng, nộp thuế, xuất trình hồ sơ hoặc hàng rồi lấy hàng. Thủ tục hải quan cơ bản bắt đầu từ lúc ký hợp đồng và chốt mã hàng.
Thủ tục hải quan cơ bản bắt đầu từ đâu?
Trước hết, doanh nghiệp cần mã số thuế đang hoạt động và chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số phải được đăng ký với hệ thống hải quan. Người khai cũng cần phần mềm tương thích VNACCS/VCIS và kết nối nộp thuế điện tử.
VNACCS tiếp nhận khai báo. VCIS hỗ trợ quản lý rủi ro. Tài khoản ngân hàng cần đăng ký nộp thuế điện tử 24/7 nếu doanh nghiệp dùng kênh này. Hãy thử chữ ký số trước ngày tàu đến.
Năm 2026, khung pháp lý đã có thay đổi. Nghị định 167/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/08/2025. Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa Thông tư 38 và có hiệu lực từ 01/02/2026.
- Pháp nhân: tên, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện phải khớp.
- Loại hình: chọn theo bản chất giao dịch, không chọn theo thói quen.
- Mã HS: xác định từ cấu tạo, công dụng, vật liệu và tài liệu kỹ thuật.
- Chính sách mặt hàng: kiểm cấm, giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc an toàn thực phẩm.
- Thuế: dự kiến thuế nhập khẩu, VAT, tiêu thụ đặc biệt hoặc phòng vệ nếu có.
Mã loại hình A11 thường dùng cho nhập kinh doanh tiêu dùng. B11 thường dùng cho xuất kinh doanh. E31 liên quan nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu. Đây chỉ là ví dụ. Chọn sai loại hình có thể làm sai quản lý thuế.
Mã HS tại Việt Nam thường được khai ở cấp 8 số theo danh mục áp dụng. Không suy mã chỉ từ tên thương mại. Một bộ điều khiển có thể đổi mã theo chức năng, điện áp hoặc cấu tạo.
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị trước khi khai
Bộ chứng từ thay đổi theo chiều xuất nhập và chính sách mặt hàng. Invoice, packing list và vận tải đơn phải mô tả cùng một lô. Số kiện, kg cả bì, điều kiện giao hàng và người bán cần khớp.
| Chứng từ | Dữ liệu cần đối chiếu | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Commercial invoice | Người bán, người mua, giá, tiền tệ, Incoterm | Thiếu điều kiện giá hoặc số invoice |
| Packing list | Số kiện, net weight, gross weight, quy cách | Tổng kg không khớp vận đơn |
| Bill of lading hoặc AWB | Shipper, consignee, cảng, số kiện | Sai người nhận hoặc cảng dỡ |
| Hợp đồng | Hàng, giá, thanh toán, giao hàng | Phụ lục chưa ký |
| C/O nếu xin ưu đãi | Form, xuất xứ, tiêu chí, invoice | Chứng từ chưa hợp lệ |
| Giấy phép hoặc kết quả kiểm tra | Mặt hàng, mã HS, số lượng, thời hạn | Không bao phủ đúng model |
| Tài liệu kỹ thuật | Cấu tạo, công dụng, vật liệu | Thiếu căn cứ phân loại |
Trị giá khai báo không chỉ là số trên invoice. Phải xem khoản điều chỉnh, vận tải, bảo hiểm, tiền bản quyền hoặc khoản người mua trả thay. FOB, CFR, CIF hay EXW làm thay đổi cấu phần cần quy đổi.
Chín bước khai VNACCS và thông quan lô hàng
Bước một, kiểm chính sách hàng. Tra mã HS dự kiến, thuế và giấy phép. Bước hai, đối chiếu invoice, packing list, vận đơn và hợp đồng bằng một bảng dữ liệu chung.
Bước ba, kiểm ngày đến, nơi lưu hàng và hạn lệnh giao. Bước bốn, nhập tờ khai nháp. Các trường chính gồm loại hình, mã HS, xuất xứ, trị giá, thuế suất và địa điểm đích.
Bước năm, người thứ hai kiểm bản nháp. Bước sáu, truyền tờ khai chính thức và nhận phân luồng. Bước bảy, nộp thuế hoặc hoàn tất bảo lãnh nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Bước tám, xử lý yêu cầu luồng vàng hoặc đỏ. Bước chín, xác nhận thông quan, lấy hàng và lưu hồ sơ.
- Kiểm chính sách mặt hàng và điều kiện nhập hoặc xuất.
- Khớp toàn bộ chứng từ theo số lô.
- Kiểm lịch phương tiện, kho và thời hạn khai.
- Lập tờ khai nháp trên phần mềm.
- Duyệt chéo mã HS, trị giá, xuất xứ và thuế.
- Truyền tờ khai, nhận số và phân luồng.
- Nộp thuế hoặc xử lý bảo lãnh đúng trường hợp.
- Nộp hồ sơ, kiểm hóa hoặc bổ sung theo yêu cầu.
- Lấy hàng, quyết toán chi phí và lưu bộ hồ sơ.
Tờ khai nhập khẩu có thể đăng ký trước khi hàng đến hoặc trong 30 ngày từ ngày hàng đến cửa khẩu, tùy trường hợp. Với hàng xuất, hàng phải tập kết tại địa điểm khai báo trước khi đăng ký.
Hàng xuất thường phải khai chậm nhất bốn giờ trước khi phương tiện rời cửa khẩu. Hàng chuyển phát nhanh có mốc hai giờ trong quy định liên quan. Cut-off của hãng và cảng có thể sớm hơn.
Hiệp định Tạo thuận lợi thương mại của WTO đề cập khai trước khi hàng đến, thanh toán điện tử và quản lý rủi ro. Chứng từ sớm và dữ liệu sạch giúp rút ngắn thời gian giải phóng hàng.
Phân luồng, nộp thuế và kiểm tra hàng
Luồng xanh thường xử lý tự động khi nghĩa vụ liên quan đã đủ. Luồng vàng yêu cầu kiểm hồ sơ. Luồng đỏ có kiểm tra thực tế hàng. Kết quả còn phụ thuộc quản lý rủi ro và lịch sử tuân thủ.
Luồng xanh không cho phép doanh nghiệp bỏ hồ sơ. Cơ quan hải quan có thể kiểm tra sau thông quan. Hãy gắn mỗi tờ khai với một thư mục chứng từ và lưu theo thời hạn pháp luật.
Khi kiểm hóa, lập sơ đồ container hoặc số pallet. Đưa model cần kiểm ra vị trí tiếp cận. Chuẩn bị dao cắt, băng dán, cân và nhân lực đóng lại. Chụp tình trạng seal trước khi mở.
Tiền thuế cần nộp đúng tiểu mục và tờ khai. Nếu hệ thống chưa hạch toán, kiểm ngân hàng, mã cơ quan thu và nội dung nộp. Không chuyển lần hai khi chưa rõ nguyên nhân.
Checklist năm 2026 và lỗi doanh nghiệp mới hay gặp
Trước ETD hoặc ETA, hãy khóa HS, chính sách và giấy phép. ETD là ngày dự kiến khởi hành. ETA là ngày dự kiến đến. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành sớm giúp tránh phí lưu container và lưu bãi.
- Chữ ký số còn hạn qua ngày dự kiến thông quan.
- Invoice, packing list và vận đơn cùng số lô.
- Mã HS có hồ sơ giải thích cấu tạo và công dụng.
- Xuất xứ khớp nhãn, C/O và chứng từ.
- Trị giá đã xét cước, bảo hiểm và khoản điều chỉnh.
- Giấy phép bao phủ đúng model, lượng và thời hạn.
- Tài khoản có hạn mức nộp thuế đủ trước cut-off.
Lỗi một là chốt mã HS sau khi hàng đến. Bộ phận mua hàng thường thiếu tài liệu. Cách xử lý là tạo cổng duyệt mã trước khi đặt cọc.
Lỗi hai là chứng từ lệch kg. Nhà cung cấp sửa packing list nhưng không sửa vận đơn. Hãy dùng bảng đối chiếu net, gross và số kiện trước khi khai.
Lỗi ba là chọn loại hình theo lô trước. Bản chất giao dịch mới quyết định mã. Hãy để chứng từ, thuế và kế toán cùng xác nhận.
Lỗi bốn là xin giấy phép muộn. Hàng đến trước kết quả làm tăng lưu kho. Hãy lập lead time theo từng cơ quan chuyên ngành.
Lỗi năm là thiếu bằng chứng trị giá. Phí khuôn, bản quyền hoặc khoản trả hộ không được rà soát. Hãy hỏi bộ phận mua và kế toán bằng mẫu cố định.
Khung rộng hơn nằm ở cẩm nang xuất nhập khẩu và hải quan theo lộ trình. Nếu cần nối hồ sơ với lịch xe, xem quy trình điều phối lô hàng từ kho đến điểm giao.
Hướng dẫn tách cước chính và phụ phí giúp bạn kiểm báo giá trước khi lập landed cost. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa hồ sơ có thể tham khảo MONA Software. Quyết định mã HS và khai báo vẫn cần người có nghiệp vụ chịu trách nhiệm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới có bắt buộc thuê đại lý hải quan không?
Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc thuê đại lý. Doanh nghiệp có thể tự khai khi đáp ứng tài khoản, chữ ký số và nhân sự. Nếu thuê, hãy kiểm tư cách đại lý, phạm vi ủy quyền và người ký. Trách nhiệm cung cấp dữ liệu đúng vẫn thuộc doanh nghiệp.
Luồng xanh có cần lưu chứng từ không?
Có. Luồng xanh chỉ phản ánh cách xử lý lúc đăng ký. Hồ sơ vẫn có thể được kiểm tra sau thông quan. Hãy lưu tờ khai, invoice, packing list, vận đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và tài liệu phân loại.
Khi nào nên truyền tờ khai nhập khẩu?
Có thể khai trước khi hàng đến nếu dữ liệu đã ổn định và trường hợp cho phép. Tránh truyền khi vận đơn, lượng hoặc trị giá còn thay đổi. Mục tiêu là đủ sớm để xử lý nhưng không tạo tờ khai sai phải sửa.
Mã HS sai có ảnh hưởng gì?
Mã sai có thể kéo theo sai thuế, giấy phép, C/O và chính sách quản lý. Doanh nghiệp có thể phải khai bổ sung, nộp thuế và tiền chậm nộp. Với mặt hàng mới, hãy lưu tài liệu kỹ thuật và cân nhắc xác định trước mã số.